休眠預金活用事業
情報公開サイト

公募に関しては多様な主体、分野、地域からの申請を集めるために、会場の場所、種類に工夫をした。具体的には申請が京都市内に偏らないよに説明会を京都府内各地の計8箇所とオンラインで開催した。オンラインでは3回開催しており合計11回説明会を行なった。説明会会場は公共施設だけでなくイノベーティブな活動をしている団体などにとって馴染みがある会場を選定した。結果として、従来のステークホルダーだけでなくこれまでに関わりのなかった団体の参加も多く見受けられた。またNPO法人だけでなく、会場近くの金融機関、地域の交流拠点の運営団体、地元中小企業、助成財団などの参加もあった。
　説明会では、公募要領の説明のみならず、本事業の趣旨・背景や達成したいことを具体的に伝えて、申請希望者の理解を得ることに努めた。さらに 説明会に引き続いて個別相談会を設定し、申請希望者と問題意識をすり合わせることができた。趣旨説明を丁寧にすることで申請を断念した団体もいくつかあったが、申請団体の申請に係る時間、労力を削減できた。
　 説明会・相談会への申込受付をWEBで行なうことにより、手作業を省いてムダやミスのない対応ができた。説明会の申し込みから申請、審査、採択を一貫したデータベースで管理することで業務時間を短縮できた。

　上記で触れたように申請が偏らないように各地で開催したが、各地域での開催は1~2回にとどまり、申請を検討している団体から「申請を検討しているが説明会に参加できない。」という連絡もあった。説明会の総数は11回だったが、開催回数は十分でなかったと考えられる。
　オンライン説明会など参加団体が3団体を超える回もあったがその場合、参加団体が他の団体に遠慮をして質疑応答で聞きたいことを聞けなかったり、個別相談を辞退したりということがあった。質疑応答は後日メールで回答することなどで対応したが、個別相談は枠を増やすなどの対応が必要だった。
　説明会開催の曜日、時間帯の設定は、実行団体には業務として関われる人を出せる団体になって欲しいとの弊財団の考えから平日の日中の時間帯に開催したが、様々な理由があるのでオンライン説明動画を配信することでより申請のハードルを下げることができたと言える。
　今回の助成趣旨は、若者の就労を支援できるための「つながり」や「仕組み」を作ることを目的としており、設備の購入やイベント事業の実施が対象ではないので、事業の具体的なイメージが湧きにくい可能性があると感じた。説明会でのコミュニケーションで理解を深めた団体もあったが、十分な理解を得られなかった団体もあった。

　オンラインではホームページ、Facebook、旧Twitter等への掲載に加えて、公募内容を直接メールで告知した。Facebookでは発信する曜日、時間帯を変え、多くの団体に届くようにした。メールはこれまでの関連先に幅広く発信し、本事業の対象ではない団体にも送った。団体の事業が変更している可能性があること、弊財団のデータベースにない団体の紹介が期待できること、また本事業を知らせることを目的だった。また京都府内のNPO法人、任意団体が登録しているメーリングリストへの投稿、助成金情報を配信している団体への配信依頼など外部のネットワークを活用した。
　オンラインの他、公募兼説明会開催チラシを作成し、中間支援組織や公共施設、説明会開催会場、NPO等に配布した。
　申請書をすべてWEBからダウンロードする形式とし、申請書のWEBページには公募概要を記載、また公募要領へのリンクも掲載して、申請者にワンストップで申請要領がわかる形式にした。申請書が提出された際に当方が応答する内容を事前にマニュアル化して、対応方法を標準化した。
　上の通りデータベースで情報一元管理をしているため、説明会参加、相談履歴、また過去の別事業での関わりがわかり、複数回の相談にも適切に対応することができた。

　上記の通りオンラインとオフラインの両方の方法が含まれており、多様なチャネルを通じて幅広い団体へのアプローチを試みたが、以下の課題が考えられる。
　まず、情報の発信に関しては、SNSの使用、ホームページ上での掲載、直接メールでの告知と多岐にわたっていますが、これらのプラットフォームが実際に対象団体に適しているかどうかの根拠は十分できていない。またメール配信はスパムとして扱われるリスクがありこちらも情報が届いているかの検証まではできていない。
　次に、申請プロセスを全てオンライン化し、申請書のダウンロードから申請要領の確認までを一元化したことは利便性を高めた一方で、デジタルリテラシーの低い団体や個人、またはインターネットアクセス環境の悪い地域の団体が不利になる可能性があった。オフラインでのチラシ配布や説明会の開催はこの差を埋めるための試みだが情報格差が生まれてしまうことは避けられない。
　データベースを用いての情報管理は説明会の参加や過去の相談履歴などを把握し、適切に対応できるが、情報の更新が追いつかないことで、データベース内の情報が古くなってしまうリスクもある。今回は業務の優先度を上げて対応したが繁忙期などはそのリスクが避けられないと言える。

役員名簿および登記簿により、役員の兼務を確認した。

　審査委員には、弊財団理事、他地域の財団経営者、若者支援に関する研究者、事業会社経営者、若者支援活動実践者に依頼し、幅広い角度から意見が出される体制を作った。各委員に本助成プログラムの背景とねらい、実行団体に期待することの理解を深めてもらうために、事前に個別で面談し要項等の説明を行なった。
　事前審査の過程では、各委員からの質問に回答するなどして、申請内容の理解を促した。審査会当日は発言者や意見が偏らないよう、弊財団の理事が進行を務めた。

利益相反に該当する団体の審査に、利益相反の当事者は関与しないこととした。

ガバナンス・コンプライアンス体制現況確認書の記載内容を精査した。

現地へ行き、申請責任者と面談。申請内容の詳細について確認を行った。

　事前に申請書を審査委員に送付し、事前審査表を提出していただくことにより、審査会での議論のポイントが明確になるようにした。
　審査会の冒頭で、各申請団体の事業内容や今回の申請内容を説明し、審査委員に共通の理解を得ていただくようにした。
　申請情報の収集は申請書だけでなく、公開されている団体情報・事業情報、ウェブサイトに掲載されている第三者による記事も確認した。申請書の補足のために事前ヒアリングを行なったが、活動現場に訪問することで活動現場の様子から情報収集を行うことができた。

　助成金総額が先に決まっているので、その枠内での優劣を議論せざるを得ない。その結果、好評価を得た申請でも不採択とせざるを得ない、というジレンマを感じた審査委員もいた。
　利益相反防止の観点から審査員5名中3名を京都府外から選出した。そのため審査会はオンラインで開催した。各委員には電波が安定している状況での参加に協力してもらったがそれでも対面での議論に比べると情報量は少ないと感じた。